Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Als Unternehmen der Elancia-Gruppe bietet das Luz Grand Hôtel („wir“, „unsere“) bietet seinen Kunden und Interessenten („Sie“, „Ihre“) Hoteldienstleistungen an, darunter insbesondere Beherbergungs-, Gastronomie- und Wellnessangebote sowie Sonderangebote, Geschenksets und entsprechende Newsletter.

Die vorliegende Datenschutzerklärung beschreibt für alle unsere Aktivitäten unsere Vorgehensweisen bei der Erhebung, Nutzung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten.
Wir verpflichten uns, den Schutz Ihrer Daten unter Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (Nr. 2016/679) und des französischen Datenschutzgesetzes (Nr. 78-17) zu gewährleisten.

Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist das Unternehmen „Le Luz Grand Hôtel“, eine im Handelsregister von Montpellier unter der SIREN-Nummer 485.219.307 eingetragene GmbH, die für alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten ihren Wohnsitz an folgender Adresse hat: 265 Avenue des Etats du Languedoc, 34961 Montpellier Cedex 2, CS 99553. Die Vertreterin des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen ist die Hoteldirektorin, Frau Véronique Allegre.

2. Die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre Daten sowie die Daten Ihrer Begleitpersonen können direkt von Ihnen auf der Website des Hotels (über Informations- und Buchungsformulare, Cookies oder den Chatbot) oder während Ihres Aufenthalts (ausgefüllte Formulare, mündlich übermittelte Daten usw.) erhoben werden.

Aufgrund der Art der angebotenen Dienstleistungen können Ihre Daten von anderen Stellen erfasst und an uns weitergeleitet werden, insbesondere von Websites, Dienstleistern und Buchungsplattformen. Wir können Daten auch von verbundenen Unternehmen, Geschäftspartnern, Subunternehmern und Dienstleistern erheben, sofern deren Datenschutzrichtlinien dies zulassen. In jedem Fall werden Ihre Daten nicht aus öffentlich zugänglichen Quellen erhoben.

Vor diesem Hintergrund dient die vorliegende Datenschutzerklärung dazu, nicht nur diejenigen Personen zu informieren, deren Daten direkt erhoben werden, sondern auch diejenigen, deren Daten indirekt durch und/oder im Auftrag des Unternehmens Luz Grand Hôtel erhoben werden, gemäß den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (Nr. 2016/679).

3. Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten

Der Begriff „personenbezogene Daten“ bezeichnet alle Informationen, die es ermöglichen, eine natürliche Person direkt oder indirekt zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise für einen Nachnamen oder Vornamen, aber auch für die Sprache, die Sie sprechen, Ihre Buchungsdetails, Ihr Kfz-Kennzeichen usw.
Der Begriff „Zweck“ bezieht sich auf den Grund, aus dem wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Der Begriff „Rechtsgrundlage“ bezieht sich auf die rechtliche Grundlage, auf der die Verarbeitung Ihrer Daten beruht. Jede Verarbeitung muss zwingend auf einer Rechtsgrundlage beruhen, um rechtmäßig zu sein. Keine der von der Firma Luz Grand Hôtel erhobenen und verarbeiteten Daten wird für einen anderen Zweck verarbeitet als den in den nachstehenden Tabellen angegebenen.

Übersicht über die Kategorien der verarbeiteten Daten, den Zweck der Verarbeitung und die Aufbewahrungsfristen:

Zwecke	Kategorien der verarbeiteten Daten	Aufbewahrungsfrist
Schutz der Einrichtung durch Videoüberwachung	Bildaufnahmen und alle daraus ableitbaren Daten	27 Tage auf den Servern des Unternehmens Luz Grand Hotel
Buchung, Erbringung und Bezahlung der angebotenen Dienstleistungen	Identifikationsdaten und Kontaktdaten Bankdaten Gesundheitsdaten	10 Jahre ab dem jeweiligen Vorgang (Rechnungsdaten) Die für die Zahlung erforderlichen Daten werden ab der Erfassung der Kreditkartendaten (falls zutreffend) bis zur tatsächlichen Zahlung aufbewahrt Für die Dauer der Erbringung der Dienstleistung
Verwaltung und Versand eines Newsletters	Identifikationsdaten, Kontaktdaten, Daten zur Nachverfolgung des Newsletters (E-Mail geöffnet, Link angeklickt usw.)	Solange die Person angemeldet ist, mit einer jährlichen Bereinigung der „inaktiven“ Kontakte Löschung aus der aktiven Datenbank nach Eingang eines Widerrufs der Einwilligung oder eines entsprechenden Antrags; Aufbewahrung zu Beweiszwecken für einen Zeitraum von 5 Jahren
Durchführung einer Zufriedenheitsumfrage mittels Versand von Fragebögen	Identifikationsdaten und Kontaktdaten Antworten auf die Fragebögen (vor und nach dem Aufenthalt)	Diese Daten werden nach ihrer Verarbeitung durch den Dienstleister und vor der Veröffentlichung der Bewertung anonymisiert 3 Jahre ab der letzten Dienstleistung oder dem letzten Kontakt
Bearbeitung von Reklamationen	Identifikationsdaten, Kontaktdaten, Angaben zum Aufenthalt, Inhalt der Reklamation	Während der Bearbeitung des Antrags sowie anschließend 5 Jahre bis zum Ablauf der Beweisaufnahmefrist
Streitfallmanagement	Alle im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten relevanten Daten	Spätestens bis zum Ablauf der Verjährungsfrist der entsprechenden Klage Gerichtsurteile werden auf unbestimmte Zeit aufbewahrt
Digitales Marketing	Festgelegte Targeting-Kriterien	Die Daten werden von den Anbietern dieser Marketingdienste (soziale Netzwerke und Suchmaschinen) gemäß den jeweils festgelegten Aufbewahrungsfristen gespeichert
Verwaltung der Vertragspartner des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen	Berufliche Identifikationsdaten der Mitarbeiter der Partner	Laufzeit des Vertrags mit dem Vertragspartner, anschließend 5 Jahre nach Ablauf der Probezeit
Verwaltung und Betrieb der Website	Für den ordnungsgemäßen Betrieb der Website erforderliche Anmeldedaten / notwendige Cookies Im Chatbot „Velma“ eingegebene Daten	maximal 13 Monate 6 Monate
Verwaltung von Cookies	Erforderliche Cookie-Daten, darunter insbesondere: Standort, Seitenverfolgung, angeklickte Links …	Maximal 6 Monate
Kommunikationsmanagement (Soziale Netzwerke)	Alle öffentlichen Daten, die von Nutzern sozialer Netzwerke online gestellt werden, und/oder Nachrichten, die mit den Konten des für die Verarbeitung Verantwortlichen ausgetauscht werden	Daten, die von jedem sozialen Netzwerk gemäß seinen eigenen Bestimmungen gespeichert und aufbewahrt werden
Erstellung eines polizeilichen Datenblatts	Vorgeschriebene Angaben gemäß Artikel R814-2 des Gesetzes über die Einreise und den Aufenthalt von Ausländern sowie das Asylrecht	Gültigkeitsdauer gemäß Artikel R814-3 des Gesetzes über die Einreise und den Aufenthalt von Ausländern sowie das Asylrecht (6 Monate)
Allgemeine Buchhaltung	Angaben auf Rechnungen	Aufbewahrungsfrist gemäß Artikel L123-22 des Handelsgesetzbuchs (10 Jahre)
Ausübung der DSGVO-Rechte (nachstehend aufgeführt)	Identifikationsdaten und Kontaktdaten, für die Bearbeitung des Antrags relevante Daten	Die Dauer der Bearbeitung des Antrags, anschließend 5 Jahre bis zum Ablauf der Beweisaufnahmefrist

Übersicht über die jeweiligen Rechtsgrundlagen für jeden Verwendungszweck:

Rechtsgrundlage	Zugehörige Zwecke	Erläuterungen
Vertragserfüllung	Buchung, Erbringung und Bezahlung der Dienstleistungen Verwaltung der Vertragspartner	Nicht zutreffend
Berechtigtes Interesse	Sicherung der Einrichtung durch Videoüberwachung Bereitstellung einer WLAN-Verbindung in allen Räumlichkeiten Zufriedenheitsumfrage Verwaltung von Cookies, die erforderlich sind oder keiner Einwilligung bedürfen Verwaltung von Trackern und ähnlichen Online-Tracking-Technologien (außer Cookies) Verwaltung sozialer Netzwerke Bearbeitung von Beschwerden und Rechtsstreitigkeiten Digitales Marketing	Sicherheit von Personen und Eigentum Verbesserung des Dienstes durch die Bereitstellung eines Internetzugangs Bemühungen um eine Verbesserung des Dienstes durch die Erhebung von Feedback Reibungsloser Betrieb der Website und Messung der Besucherzahlen Verwaltung der externen Kommunikation und Schaltung personalisierter Werbung Überwachung, Analyse und Verbesserung des Kundenerlebnisses Wahrung der rechtlichen Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen Steuerung der externen Vermarktung durch den Einsatz gezielter Werbung
Einwilligung	Alle Gesundheitsdaten, unabhängig vom Verwendungszweck: Verwaltung von Cookies (nicht erforderliche): Verwaltung und Versand eines Newsletters	Nicht zutreffend
Gesetzliche Verpflichtung	Allgemeine Buchführung Polizeidatenblatt Führung eines einheitlichen Personalregisters Ausübung der durch die DSGVO garantierten Rechte von Personen	Dies umfasst Rechnungsdaten, die sich aus bestimmten Vertragserfüllungen ergeben

4. Cookies und andere Webtechnologien

Wir erheben Daten mithilfe von Cookies, Trackern und ähnlichen Technologien (Web-Beacons).
„Cookies“ sind kleine Textdateien, die automatisch auf Ihren Computer oder Ihr Mobilgerät kopiert werden, wenn Sie eine Website besuchen. Diese „Cookies“ enthalten grundlegende Informationen über Ihre Nutzung des Internets. Ihr Browser sendet diese „Cookies“ bei jedem Besuch an unsere Website, damit Ihr Computer oder Ihr mobiles Gerät erkannt wird und Ihr Surferlebnis personalisiert und verbessert wird.

Bestimmte Cookies werden als „notwendig“ bezeichnet, d. h., ohne sie kann die Website nicht funktionieren und auf Ihrem Endgerät nicht angezeigt werden.
Die übrigen werden als „nicht notwendig“ bezeichnet und dienen der Erstellung von Besucherstatistiken oder der Personalisierung und Verbesserung Ihres Surferlebnisses sowie der gezielten Ausrichtung der Ihnen angezeigten Werbung. Diese werden nur dann in Ihrem Browser gespeichert, wenn Sie dem ausdrücklich zustimmen.
Sie können Ihre Einwilligung zu nicht notwendigen Cookies über ein ausklappbares Banner steuern, das bei Ihrem ersten Besuch auf der Website angezeigt wird, und anschließend jederzeit durch Klicken auf die Leiste „Cookie-Einstellungen“, die beim Surfen auf unserer Website unten rechts auf Ihrem Bildschirm erscheint.

Die Listen der Cookies und Tracker sowie deren Verwendungszwecke und die Liste der Partner, die diese setzen, finden Sie in den Registerkarten „Ihre Einstellungen anpassen“ und „Partner anzeigen“ des ausklappbaren Balkens.

Darüber hinaus kann unsere Website Links zu Websites, Anwendungen und „Plug-ins“ von Drittanbietern enthalten. Wenn Sie über die auf unserer Website bereitgestellten Links auf andere Websites zugreifen, können die Betreiber dieser Websites Informationen über Sie erfassen oder weitergeben. Diese Informationen werden von diesen Betreibern gemäß deren Datenschutzerklärungen verwendet, die von unserer abweichen können. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärungen zu lesen und sich bei Fragen zu deren Vorgehensweisen direkt an diese Dritten zu wenden.

5. Die Quellen, aus denen wir Ihre Daten erhalten, und die Empfänger

Wenn wir Ihre Daten nicht direkt erfassen, werden diese uns von unseren Auftragsverarbeitern und Partnern übermittelt, d. h. im Wesentlichen von den Buchungsplattformen, die unsere Dienstleistungen anbieten: Reisebüros, Reiseveranstalter, Online-Reisebüros (insbesondere Online-Buchungsplattformen) …

Innerhalb des Unternehmens „Le Luz Grand Hotel“ haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese unbedingt kennen müssen. Die Daten können an folgende Empfängergruppen weitergegeben werden:

• Konzerninterne Zusammenarbeit: die übrigen Unternehmen der Elancia-Gruppe, insbesondere die Gesellschaften Socri Financière Hôtelière und Elancia, vor allem in den Bereichen Marketing, Rechnungswesen, Personalwesen und Recht.
• Behörden: Um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, können Ihre Daten an solche Behörden weitergegeben werden, wie zum Beispiel:
  • Die Polizeibehörden (Beispiel: Videoüberwachungsaufnahmen, die einem Ermittlungsbeamten auf Antrag übergeben werden).
  • Justizbehörden (Beispiel: alle Unterlagen, die für die Rechtsverteidigung des Unternehmens Luz Grand Hotel erforderlich sind, wie die Rechnung und die Aufstellung des Aufenthalts).
  • Die Prüfungsstellen (Beispiel: Abrechnungsunterlagen für Wirtschaftsprüfer).
• Website: Ihre Daten können an unsere Dienstleister weitergegeben werden, die den Betrieb unserer Website gewährleisten (Beispiel: Besucherzahlenmessung) oder es uns ermöglichen, unsere Online-Dienste anzubieten (Beispiel: automatische Weiterleitung an unseren Online-Zahlungsdienstleister).

Zufriedenheitsumfragen und Newsletter: Ihre Kontaktdaten werden von unseren technischen Dienstleistern verwendet, damit wir Ihnen E-Mails zusenden können.

6. Zwecke der Datenverarbeitung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die dem Grad der Sensibilität der personenbezogenen Daten angemessen sind, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und sie vor böswilligen Zugriffen, Verlust, Veränderung oder Weitergabe an unbefugte Dritte zu schützen.

Wir führen regelmäßig Audits durch, um die ordnungsgemäße Umsetzung der Vorschriften zur Datensicherheit in der Praxis zu überprüfen.

Um diesen Verpflichtungen nachzukommen, werden unsere Dienstleister und Subunternehmer sorgfältig ausgewählt und müssen ein Datenschutzniveau gewährleisten, das mindestens unserem entspricht.

So wurde beispielsweise unser Anbieter der Consent-Management-Plattform (das Banner, über das Sie Ihre Einstellungen zu Cookies vornehmen können) ausgewählt, da er die durch nicht erforderliche Cookies gesammelten Daten anonymisiert, bevor er sie an Google Analytics übermittelt.

Auf diese Weise werden Ihre Daten nicht über die Vereinigten Staaten übertragen (ein Land, das als ein Land gilt, das kein Datenschutzniveau bietet, das dem der EU entspricht).

Bei einigen Dienstleistern werden die Daten außerhalb der Europäischen Union in Länder übermittelt, für die keine Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission vorliegen, wie beispielsweise in die Vereinigten Staaten.

In diesen Fällen wählen wir ausschließlich Dienstleister aus, die Standardvertragsklauseln (SVK) übernommen oder Zertifizierungen (z. B. Data Privacy Framework) erhalten haben, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen.

Darüber hinaus ergreifen wir unsererseits organisatorische Maßnahmen, um die Datenübermittlungen so weit wie möglich einzuschränken und bestmöglich zu sichern.

7. Ihre Rechte

Gemäß den Datenschutzbestimmungen stehen Ihnen folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht, keiner automatisierten Verarbeitung oder Profilerstellung unterzogen zu werden. Was jedoch die von (oder für) das Unternehmen Luz Grand Hôtel durchgeführten Verarbeitungen betrifft, so stellt keine davon eine automatisierte Verarbeitung oder Profilerstellung dar, die für Sie erhebliche rechtliche Auswirkungen hat.

Sie können Ihre Rechte geltend machen oder weitere Informationen auf folgende Weise anfordern:

• Per E-Mail an contactrgpd@luzgrandhotel.fr
• Per Post an folgende Anschrift: 265 Avenue des Etats du Languedoc, CS 99553, 34961 Montpellier Cedex 2
• An der Rezeption des Hotels

Sollten Sie weitere Informationen wünschen oder sollten Sie trotz unserer Antworten der Ansicht sein, dass diese unzureichend sind oder dass eine Datenverarbeitung unrechtmäßig ist, können Sie sich an die Nationale Kommission für Informatik und Freiheiten (https://www.cnil.fr/fr/plaintes) wenden.

8. Änderungen der Datenschutzerklärung

Es kann vorkommen, dass wir diese Datenschutzerklärung ändern, aktualisieren und/oder ersetzen, insbesondere im Falle von Änderungen der Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzerklärung regelmäßig einzusehen, um sich über die jeweils aktuelle Fassung zu informieren.